Manual de Usuario

1. Introducción y requisitos

ZENTRY POS es un sistema de punto de venta que funciona 100% en la nube desde cualquier dispositivo con navegador (computadora, tablet o teléfono). Maneja precios en Bolívares (Bs) y Dólares ($) simultáneamente con la tasa BCV del día.

Requisitos

• Conexión a internet.
• Navegador actualizado (Chrome, Edge o Firefox).
• Impresora térmica de 58mm u 80mm (opcional, para tickets).
• Lector de código barras USB/Bluetooth (opcional) o cámara para escanear.

Los modos del sistema

🛍️ POS Normal	🍽️ POS Restaurante	🛒 Tienda Online
Minimarkets, bodegas, farmacias, ferreterías, panaderías…	Restaurantes, cafeterías y dulcerías con mesas…	Catálogo público con pedidos, pagos online y delivery.
Inventario, ventas rápidas, venta por kilo, fiados, caja y reportes.	Mesas, comandas de cocina, reservas, meseros y propinas.	Ofertas, venta mínima, validación de pagos y repartidores.

2. Primeros pasos

2.1 Registrar tu empresa

1. Entra a la página del sistema y pulsa “🏢 Registrar mi empresa”.
2. Completa: Nombre, Tipo de negocio, Usuario y Clave (mínimo 6 caracteres).
3. Sube tu logo y elige el color de tu marca (opcional).
4. Pulsa “Crear negocio 🚀”. Disfrutarás de 3 días de prueba gratis.

2.2 Iniciar sesión

1. Entra a la página e ingresa tu Usuario y Clave.
2. El sistema te lleva directo a tu panel según tu tipo de negocio y tu rol (ver capítulo 5).

3. Configuración inicial

Ve al menú ⚙️ Configuración y sigue este orden recomendado:

3.1 Tasas de cambio e IVA

1. En “Tasa BCV (oficial)” escribe el valor del día (Bs por 1 $).
2. Configura el IVA (%) y el método de cobro: incluido en el precio o sumado al precio.
3. Activa “Auto-actualizar tasa BCV” si deseas que se actualice sola diariamente.
4. Pulsa 💾 Guardar Cambios.

3.2 Personalización

Cambia el nombre del negocio, sube tu logo (también aparece en la pestaña del navegador) y elige el tema de colores.

3.3 Métodos de pago

• Activa o bloquea métodos con el botón verde/gris: Efectivo Bs, Efectivo $, Punto de Venta, Pago Móvil, Biopago, Transferencia.
• Pulsa “+ Agregar” para crear métodos propios (Zelle, Binance, etc.).

3.4 Impresión de tickets

• Ticket automático al vender: imprime apenas cobras.
• Ancho de papel: elige 58mm u 80mm según tu impresora.
• Configura RIF, teléfono, dirección, texto del encabezado y pie de página.
• Activa el código QR (por ejemplo, con tu Pago Móvil) para que salga en el ticket.

4. Módulo POS Normal

4.1 Inventario — crear productos y venta por kilo ⚖️

1. Ve a 📦 Inventario → “+ Añadir Producto”.
2. Completa nombre, categoría, costo, % ganancia o precio final, y stock.
3. En “Vendido por” elige Unidad, Bulto o ⚖️ Kilo (kg). Si eliges kilo, el stock y el precio se manejan por kg con decimales.
4. Marca “Exento IVA” si el producto no paga impuesto. Pulsa 💾 Guardar.

4.2 Etiquetas con QR y código de barras 🏷️

1. En 📦 Inventario, pulsa el botón 🏷️ de cualquier producto.
2. Se abre la hoja de etiquetas con QR + código de barras + nombre. Escribe cuántas copias quieres, pulsa Generar y luego 🖨️ Imprimir.
3. Pega las etiquetas en tus productos: la cámara del POS lee el QR al instante y cualquier lector USB lee el código de barras.

4.3 Vender (Punto de Venta)

1. Ve a 🛒 POS / Ventas.
2. Toca los productos para agregarlos al carrito. Los productos por kilo ⚖️ abren el modal de pesaje: escribe los gramos (o usa los botones 100g / 250g / 500g / 1kg) y confirma.
3. Ajusta cantidades con ＋ / − o elimina con ✕.
4. Pulsa 💵 Cobrar.
5. En el modal de pago:
   • Cliente: escribe el nombre, pulsa 🔍 para buscar por nombre o cédula, o “+ Nuevo” para registrarlo.
   • Método de pago: selecciona uno o combina varios; el sistema calcula el cambio automáticamente.
6. Pulsa ✅ Completar venta. El ticket se imprime solo (si está activado).

4.4 Escanear códigos: lector físico 📟 y cámara 📷

• Lector USB/Bluetooth: haz clic en el buscador del POS y escanea; el código se escribe y el producto se agrega solo (funciona con cualquier marca de lector).
• Cámara: pulsa el botón 📷 del POS. Elige la cámara en el selector (trasera/frontal/USB) y apunta al QR de tu etiqueta o al código de barras del fabricante (EAN-13). Si la cámara no logra leer, usa el campo manual del modal.

4.5 Clientes y Fiados

• 👥 Clientes: crea, edita y consulta historial y saldo de cada cliente.
• 💼 Fiados: verás el total por cobrar; pulsa 💵 sobre una deuda para registrar abonos y reducir el saldo.

4.6 Reportes

1. Ve a 📈 Reportes y elige el período: Hoy, Ayer, Semana, Mes, Año o fechas personalizadas.
2. Cambia la vista de moneda (Bs o $) con un clic.
3. Filtra por producto, categoría o proveedor. Las ventas de la tienda online aparecen con el badge 🛒 Web.
4. Exporta en 📄 PDF o 📊 Excel.

5. Empleados y roles de acceso

El dueño (👑 Admin) crea usuarios para su equipo en 👥 Empleados. Cada empleado entra al sistema con su propio usuario y clave, y solo ve los módulos que su rol permite.

5.1 Crear / editar / bloquear empleados

1. Ve a 👥 Empleados → “＋ Nuevo Empleado”.
2. Completa usuario, nombre, clave y elige el rol.
3. Para bloquear a alguien sin borrarlo, edítalo y desmarca “Cuenta activa”. Para retirarlo definitivamente, pulsa 🗑️.

5.2 Niveles de acceso

Rol	Qué puede hacer
💰 Cajero	Solo vender en el POS (con su propia caja).
🧑‍💻 Empleado	POS, Clientes y Fiados.
👨‍💼 Supervisor	Lo anterior + Indicadores, Inventario, Caja, Reportes y Pedidos Web.
👑 Admin	Todo, incluyendo Configuración, Respaldo, Bodega, Empleados, Licencia y la Tienda Online.

El rol aparece como una insignia de color junto al nombre en la parte superior, y el menú lateral se filtra automáticamente.

5.3 La caja de cada vendedor

Cada empleado/cajero ve solo su propia caja en el POS. Si entra sin caja abierta, el sistema le pide abrirla y necesita el 🔑 PIN del supervisor para autorizarla (el PIN se configura en 💵 Caja). Así cada turno queda responsable y cuadra por separado.

6. Caja y multi-caja (Cierre Z)

6.1 Abrir y cerrar turnos

1. 🔓 Abrir turno: indica cuánto dinero dejas en caja al empezar.
2. Durante el turno verás en vivo: ventas por método, retiros y servicios.
3. 🔒 Cerrar turno (Cierre Z): escribe el conteo físico y el sistema muestra la diferencia y cuánto “Debo Tener Ahora”.
4. El Cierre Z incluye el detalle de métodos de pago y productos vendidos del turno.

6.2 Multi-caja (varias cajas a la vez)

• Con licencia PREMIUM puedes tener varias cajas abiertas simultáneas (una por vendedor o punto de cobro).
• En el POS, el supervisor/admin elige en qué caja vende con los chips “Caja #1, Caja #2…”; los empleados venden solo en la suya.
• 🔁 Traspaso de responsable: entrega una caja a otro vendedor con el PIN del supervisor.
• El PIN del supervisor protege aperturas adicionales, traspasos y la apertura de cajas de empleados.

7. Módulo Restaurante

7.1 Menú / Platos

1. Ve a 🍔 Menú → “+ Agregar Plato”.
2. Sube foto, nombre, categoría, precio y stock.
3. Muy importante: el checkbox “🍳 ¿Va a cocina?”:
   • ✅ Sí → el plato aparece en las comandas de cocina.
   • ❌ No → es producto de vitrina 🥤 (refrescos, chicles): solo se cobra, no va a cocina.

7.2 Mesas

1. Ve a 🪑 Mesas → “+ Nueva Mesa” (número, puestos, zona).
2. Toca una mesa para 🔓 Abrirla (clientes y mesero), 📅 Reservarla o ver su estado.

Color	Estado
🟢 Verde	Libre
🔴 Rojo	Ocupada / pagada por limpiar
🟡 Amarillo	Reservada
⚪ Gris	En limpieza
🔔	Cuenta pedida

7.3 Tomar el pedido

1. Abre la mesa → toca los platos para agregarlos.
2. Los platos de cocina se envían solos a Comandas; los de vitrina 🥤 no.
3. Puedes mover la mesa, pedir la cuenta 🔔 o añadir más platos en cualquier momento.
4. Al cobrar puedes agregar propina (5%, 10% o monto libre) y combinar métodos de pago.

7.4 Comandas (pantalla de cocina)

1. Abre 🍳 Comandas — ideal en una tablet en la cocina.
2. Verás 4 columnas: Pendiente → Preparando → Listo → Servido.
3. Pulsa el botón de cada ticket para avanzarlo. Suena una alarma cuando llega un pedido nuevo.
4. Usa 📝 para notas: “sin cebolla”, “bien cocido”, etc.

7.5 Reservas y Meseros

• 📅 Reservas: crea reservaciones, confírmalas y asígnalas a una mesa.
• 🤵 Meseros: registra tu equipo y consulta órdenes y ventas por mesero.

7.6 Reportes del restaurante

Ingresos, ticket promedio, propinas, top de platos y ventas por mesero. Exporta a PDF o Excel y cambia la moneda de visualización.

8. Tienda Online, ofertas y delivery

Cada negocio tiene su propia tienda con enlace único, por ejemplo: tudominio.com/pos/tienda.php?neg=1. Compártelo por WhatsApp o redes y tus clientes piden desde el teléfono.

8.1 Activar y configurar

1. Ve a 🛒 Pedidos Web (supervisor/admin).
2. Marca 🟢 Tienda activa y pulsa 💾 Guardar.
3. Configura: WhatsApp de pedidos, costo de delivery ($), 🛒 venta mínima online ($) (0 = sin mínimo) y el anuncio que verán los clientes.
4. Escribe los datos de pago por método: 📲 Pago Móvil, 🏦 Transferencia y 🪙 Cripto. El cliente ve solo los datos del método que elija.
5. Pulsa 🔗 Copiar link tienda o 👁 Ver mi tienda para probarla.

8.2 Ofertas especiales 🏷️

• 🔥 % de descuento: ej. 10%, 20% o 30% sobre un producto o toda la tienda. El precio tachado y el nuevo precio se muestran en el catálogo.
• 🎁 Lleva X + Y gratis: ej. “Paga 4 + 1 gratis”: al llevar 5 unidades el sistema cobra 4 automáticamente. Con “Paga 5 + 1”, el regalo aplica al llevar 6.
• Cada oferta se puede pausar ⚪ / activar 🟢 o eliminar sin tocar el inventario.
• El descuento se calcula en el carrito y se valida en el servidor al crear el pedido (nadie puede manipularlo).

8.3 Cómo compra tu cliente

1. Abre el link de tu tienda, ve el catálogo con ofertas y agrega productos al carrito.
2. Si el negocio definió venta mínima, el carrito muestra cuánto falta y bloquea “Continuar” hasta llegar al monto.
3. Elige 🛵 Delivery (pago online obligatorio: transferencia, pago móvil o cripto, con referencia y capture) o 🏪 Retiro en tienda (puede pagar online o al retirar en efectivo/punto).
4. Recibe su código de pedido (P00001…) y puede notificarlo por WhatsApp.

8.4 Gestionar pedidos y delivery

1. En 🛒 Pedidos Web verás cada pedido con su color de estado: ⏳ Pendiente → ✅ Confirmado → 🛵 En camino → 📬 Entregado/Retirado (o ❌ Cancelado).
2. Los pedidos con pago online llegan como “por validar”: revisa la referencia/capture y pulsa 💵 Validar pago. Un delivery no puede salir a “En camino” sin pago validado.
3. Escribe el repartidor y avanza el estado. Al confirmar, el stock se descuenta y la venta aparece en Reportes (badge 🛒 Web) y en el banner 🛒 Tienda Online de Indicadores.
4. En pedidos de retiro, el botón “📬 Confirmar RETIRO y PAGO en tienda” cierra la venta y la marca como pagada.
5. Cancelar un pedido repone el stock automáticamente.

9. Licencias y planes

• 🎁 Demo: 3 días gratis al registrar tu empresa.
• 🔑 Estándar: 1 caja por modo de trabajo.
• ⭐ PREMIUM ($10/mes o $100/año): multi-caja (varias cajas simultáneas, una por vendedor).
• Activa o renueva en 🔑 Licencia con tu clave de licencia. Si la licencia vence, el sistema se bloquea hasta renovar (tus datos quedan intactos).

10. Preguntas frecuentes

Pregunta	Respuesta
¿Funciona sin internet?	No. Es un sistema en la nube; requiere conexión.
¿Pierdo mis datos si cambio de dispositivo?	No. Entra con tu usuario desde cualquier equipo y todo estará ahí.
¿Cómo cambio la tasa del día?	Configuración → Tasas → edita la Tasa BCV → Guardar.
¿Una venta quedó mal?	En Reportes puedes anularla (devuelve el stock automáticamente).
¿Cómo creo empleados que solo vendan?	👥 Empleados → crea el usuario con rol Cajero o Empleado.
¿Mi empleado no puede vender?	Debe abrir su caja primero; pide el PIN del supervisor para autorizarla.
¿Cómo activo la tienda online?	🛒 Pedidos Web → marca 🟢 Tienda activa → Guardar → comparte tu link.
¿Las ventas web afectan mi caja física?	No. Se reportan aparte (badge 🛒 Web) y no tocan el “debo tener”.
¿Cómo hago una oferta 4+1 o un 20%?	🛒 Pedidos Web → sección 🏷️ Ofertas → elige el tipo y el producto.
¿Cómo escaneo con la cámara?	En el POS pulsa 📷 y apunta al QR de tu etiqueta 🏷️ o al código del producto.
¿Cómo respaldo mi información?	En Respaldo puedes exportar tu base de datos completa.
¿Se acabó mi prueba de 3 días?	Contacta a soporte para activar tu licencia y seguir vendiendo.

11. Soporte